Suite à des tendances telles que le démission silencieuse, la Grande Démission et l’apparition de GenAI, il est plus important que jamais de recruter – et de conserver – les bons employés pour votre entreprise. Tout dépend de l’expérience candidat, où les candidats sont plus susceptibles de poursuivre le processus d’embauche s’ils se sentent entendus, respectés et prioritaires tout au long du processus.
Lorsque plus de 4 candidats sur 10 déclinent des offres d’emploi en raison d’un entretien négatif, les enjeux sont élevés. Les impressions comptent dans un environnement très tactile comme le recrutement, et la coordination des calendriers d’entretiens est l’une de ces situations sujettes aux frictions où il est facile de faire des faux pas.
Ce guide des meilleures pratiques en matière de planification des entretiens avec les candidats couvrira l’ensemble du processus de sensibilisation, vous aidant à naviguer dans les nombreuses étapes mobiles de la coordination des entretiens et vous permettant de réussir facilement l’engagement des candidats.
Quelles sont les principales étapes du processus d’entretien ?
La perte de candidats à un entretien se produit le plus souvent en raison de lacunes dans le calendrier ou d’une mauvaise communication. Les chances qu’un candidat passe entre les mailles du filet augmentent avec le nombre de cycles d’entretien. Organiser chaque étape de l’entretien est donc la première étape pour déjouer tous les pronostics et économiser sur les coûts de recrutement.
La planification des entretiens peut être divisée en trois étapes principales : le pré-entretien, l’entretien et le post-entretien.
Préparation avant l’entretien
Une action proactive jette les bases d’une coordination réussie des entretiens : la phase de préparation préalable à l’entretien est l’endroit où vous pouvez rationaliser le processus d’embauche et lancer la sélection des candidats.
Créer une feuille de route du processus d’entretien
Planifier votre processus d’entretien est un excellent moyen de vous assurer que toutes vos bases sont couvertes.
Avant de passer à l’entretien, examinez la description de poste, décidez du format d’entretien que vous utiliserez, formulez les questions d’entretien, configurez les paramètres d’évaluation et peaufinez la logistique. C’est également ici que vous rassemblerez les données sur les candidats et identifierez les indicateurs de performance clés afin de pouvoir analyser votre processus de recrutement ultérieurement.
Étant donné que l’embauche peut durer jusqu’à 44 jours ou plus, prendre le temps de planifier à l’avance et de capturer votre processus de recrutement du début à la fin est le meilleur moyen d’éviter les étapes redondantes et de vous rapprocher de la recherche d’un candidat pour le poste. Vous aurez également tous les détails dont vous avez besoin à portée de main, ce qui signifie une meilleure communication, moins de non-présentations et une gestion efficace des attentes de toutes les parties.
Coordonner avec les enquêteurs
Maintenant que vous avez identifié les pièces, il est temps de les faire bouger.
Une fois que vous avez identifié les responsables du recrutement interne et les intervieweurs, vérifiez auprès d’eux leur disponibilité. Si quelqu’un part en vacances, y a-t-il une autre personne qui peut le remplacer ? Dans le cas contraire, obtenir des informations sur les personnes en congé et le moment où cela se produit vous aidera à contourner leur emploi du temps avant d’impliquer les candidats.
Avant le début des entretiens, assurez-vous que tous les membres de l’équipe de recrutement impliqués ont été informés du processus, des questions aux critères qu’ils recherchent, jusqu’à la personne avec qui ils parleront. La normalisation du processus d’entretien ne profite pas seulement aux candidats à l’entretien : le fait d’avoir une certaine structure facilite également l’évaluation pour les enquêteurs, leur fournissant ce dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.
Interviews par lots ou de manière asynchrone
Planifier manuellement des entretiens individuels est facile ; il vous suffit d’accéder au calendrier de l’intervieweur et de planifier un entretien dès qu’il est disponible. Cependant, avec plusieurs intervieweurs, il serait peut-être préférable de désigner des jours spécifiques pour les entretiens à venir où vous savez que tout le monde sera libre. Cela vous permet de réserver des plages horaires pour les candidats sans vous soucier de la disponibilité des intervieweurs.
Si vous réalisez des entretiens en personne, les entretiens de groupe sont un excellent moyen de tester les compétences relationnelles et d’interroger plusieurs candidats en même temps. En attendant, si vous utilisez un processus d’entretien virtuel, vous préférerez peut-être les entretiens vidéo, où les candidats répondent aux questions au format vidéo et les soumettent pour évaluation de manière asynchrone par l’équipe de recrutement.
Offrir une expérience candidat exceptionnelle
Nous l’avons déjà dit : les expériences positives des candidats engendrent une marque employeur positive, des employés engagés et les meilleurs talents qui frappent à votre porte.
Communiquer avec les candidats
La phase d’entretien est celle où les candidats et l’organisation apprennent à se connaître. La façon dont vous communiquez vous aidera donc à vous faire une bonne première impression. Des réponses rapides, claires et détaillées aux questions des candidats ne laisseront aucun doute dans leur esprit sur le fait que vous êtes celui pour qui ils veulent travailler. Un modèle de calendrier d’entretien vous aidera à rester au courant de vos plages horaires et des événements de votre calendrier, tandis qu’un modèle d’e-mail garantira que vous communiquez tous les détails pertinents impliqués.
Personne n’aime être laissé en suspens – même s’il ne s’agit que d’un accusé de réception de candidature ou d’un e-mail de rejet, fermez la boucle avec une phrase ou deux pour remercier les candidats d’avoir pris le temps de postuler. Être réactif et opportun pour tenir les candidats informés peut faire toute la différence dans la création d’une expérience candidat positive, qui peut faire changer d’avis près de 9 candidats sur 10 s’ils doutaient auparavant de votre organisation.
Respectez les candidats, en particulier leur temps
Les changements de dernière minute sont nuls, mais ils sont parfois nécessaires. Si vous prévoyez des reprogrammations fréquentes, informez-en les candidats à l’avance afin qu’ils soient prêts à ce moment-là. Être conscient du temps précieux pris pour postuler à un poste est votre meilleur pari pour que les meilleurs candidats se sentent appréciés.
Accorder la priorité à la transparence, à la clarté et à la flexibilité dans vos communications et dans la gestion de vos attentes vous aidera à atténuer le choc lorsque vous aurez inévitablement besoin d’un peu de grâce de la part d’un candidat. Ce qui est important, c’est que les candidats se sentent considérés, compris et respectés tout au long du processus de recrutement.
Retour d’information et amélioration continue
La meilleure façon de déterminer une stratégie de planification d’entretiens qui vous convient est d’abord de la mettre en œuvre, puis de la réviser et de la répéter.
Obtenez les commentaires des candidats et des intervieweurs
Tout au long du processus d’entretien, gardez les lignes de communication ouvertes pour les candidats et l’équipe de recrutement. Vous voudrez savoir si quelque chose ne fonctionne pas, et ils pourraient avoir une idée de ce qui fonctionne le mieux.
Une fois l’entretien terminé, interrogez les candidats pour savoir s’ils ont eu une expérience positive et s’ils ont des commentaires ou des suggestions d’amélioration. Pour les enquêteurs, vérifiez auprès d’eux s’ils ont eu suffisamment de temps pour faire connaissance avec les candidats, si le processus d’entretien s’est déroulé sans heurts et si les questions et la structure fournies ont été efficaces.
Élaborer une stratégie avec des indicateurs de performance clés (KPI) et des mesures
Une autre façon d’obtenir des commentaires sur l’évolution de votre processus de planification d’entretiens consiste à utiliser l’analyse. Bien que tous les indicateurs ne soient pas directement liés à la planification des entretiens, bon nombre de ces chiffres sont en corrélation avec l’engagement des candidats, l’expérience des candidats et la marque employeur de votre organisation.
Voici quelques indicateurs clés pour commencer :
- Il est temps d’embaucher
- Coût par location
- Qualité de location
- Temps de conversion
- Rapport actif/passif
- Il est temps de pourvoir un poste
- Taux de conversion des candidats
- Taux de réponse des candidats
- Principales sources de recrutement
- Principales raisons de refuser une offre
- Nombre de candidats pour un poste
- Nombre de candidats en placement alternatif
- Nombre de candidats redéployés via un processus d’entretien
- Commentaires et réponses à l’enquête
- Mesures d’engagement en ligne telles que les likes, les commentaires, les partages et les mentions
- Mesures d’interaction en ligne telles que les taux de clics et les taux d’ouverture des e-mails
Combien de temps à l’avance les entretiens doivent-ils être programmés ?
Trop tôt, vos candidats se démèneront pour se présenter à l’entretien ; trop tard et vos candidats penseront que vous n’êtes pas intéressé à les embaucher.
Le meilleur moment est environ une semaine à l’avance – non seulement cela donne à chacun le temps de se préparer pour le prochain tour, mais cela permet également une certaine flexibilité au cas où quelque chose surviendrait d’un côté ou de l’autre. Avoir suffisamment de temps entre les séries d’entretiens signifie que vous pouvez mettre en place d’autres arrangements si l’heure convenue précédemment ne fonctionne pas.
Quels sont les meilleurs outils pour planifier des entretiens ?
Les outils d’espace de travail tels que Google Agenda sont déjà couramment utilisés. Alternativement, vous pouvez également essayer une application de planification en libre-service telle que Calendly, dans laquelle vous définissez votre disponibilité et envoyez le lien à un candidat, afin qu’il puisse planifier lui-même et choisir les créneaux de rendez-vous qui lui conviennent. Ces outils tiennent également compte des différences de fuseau horaire lorsque vous recrutez à l’échelle mondiale.
Pendant que vous y êtes, un système de suivi des candidats (ATS) peut vous aider à suivre les candidats, à effectuer des évaluations et à rassembler les données pour référence tout au long du processus de recrutement. Les automatisations et les intégrations qui en découlent sont encore plus pratiques, car vous pouvez mettre en place des processus qui envoient des communications et font passer les candidats à l’étape suivante une fois qu’une action spécifique est effectuée de leur part.
Comment planifier facilement des entretiens avec Employment Hero
Le logiciel de recrutement d’Employment Hero comprend un système de suivi des candidats (ATS) pratique qui s’intègre à plusieurs sites d’emploi et guide les candidats et les parties prenantes du recrutement tout au long du processus de recrutement. Collaborez et planifiez facilement des entretiens à l’aide des intégrations Outlook et Gmail et utilisez des modèles et des personnalisations prêts à l’emploi pour les processus de recrutement, les questions de sélection et les critères de sélection.
Il est révolu le temps du déplacement manuel des données des candidats entre des feuilles de calcul distribuées, des vérifications de références fastidieuses et de l’envoi par courrier électronique des détails de l’entretien de chaque candidat un par un. Au lieu de cela, toutes les personnes impliquées dans le processus d’acquisition de talents peuvent accéder aux informations dont elles ont besoin via une plate-forme unique qui se synchronise de manière transparente sur tous les appareils. .
Rationalisez votre processus de recrutement en quelques clics
Avec autant d’éléments mobiles, coordonner les entretiens peut s’avérer très compliqué, mais cela ne doit pas nécessairement être pénible à tout moment. Laissez Employment Hero vous faciliter la vie, à vous et à vos candidats, grâce à notre plateforme RH et paie tout-en-un.
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