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L’emploi externalisé se produit lorsque deux organisations partagent les responsabilités pour le même groupe de travailleurs. Cette relation commerciale répartit généralement les responsabilités en permettant à une organisation de gérer le travail quotidien tandis que l’autre est l’employeur légal et gère les ressources humaines, la paie et d’autres types d’administration.

Il peut s’agir d’un arrangement utile pour les petites entreprises ou les startups, leur permettant d’externaliser les charges et les coûts administratifs, ainsi que de réduire les risques de non-conformité. En règle générale, l’emploi externalisé se fera entre une entreprise et une autre agence connue sous le nom d’organisation professionnelle d’employeurs (PEO).

Dans ce guide, nous examinerons les avantages et les risques de l’emploi externalisé ainsi que les solutions potentielles qu’il peut apporter aux petites et moyennes entreprises.

Qu’est-ce que le travail externalisé ?

L’emploi externalisé est un type de relation commerciale réunissant deux entreprises ou organisations pour gérer différents aspects de la même main-d’œuvre. Il peut également décrire une situation dans laquelle une agence fait appel à des entrepreneurs indépendants pour effectuer des travaux pour son client.

Dans cet arrangement, une entreprise continuera à gérer les opérations, en effectuant tout travail ou service effectué par son entreprise, tandis que l’employeur externalisé, tel qu’un PEO ou une agence de placement de personnel, gère des éléments tels que l’administration des ressources humaines, la conformité légale, les avantages sociaux et le recrutement et emploie le personnel au nom de l’entreprise.

Comment fonctionne l’emploi externalisé

L’externalisation de certaines tâches peut s’avérer d’une grande aide pour les petites entreprises, en déléguant la montagne de tâches administratives liées à la gestion du personnel. Bien que chaque arrangement soit adapté à chaque relation, l’approche habituelle consiste à se décharger des tâches RH, en assumant la responsabilité de l’administration des employés et de la conformité légale. Cela laisse le client libre de concentrer toutes ses ressources sur le service ou le produit qu’il fournit.

Il est important que les conditions d’emploi externalisées soient définies avec précision et que les rôles et responsabilités soient clairs.

Relation et accord de travail externalisés

Les contrats de travail externalisés sont un arrangement plus complexe que la simple agence et le client. Il s’agit d’une relation régie par diverses lois et réglementations, avec des sanctions en cas de non-respect. Il est important que les conditions d’emploi externalisées soient définies avec précision et que les rôles et responsabilités de chaque partie soient clairs.

Ceci est non seulement essentiel pour l’exécution des tâches quotidiennes, mais également pour la responsabilité en cas de problèmes ou de litiges.

Clauses clés d’un contrat de travail externalisé

Certains des éléments clés d’un contrat de travail externalisé peuvent inclure :

Responsabilités de l’employeur – Définir clairement les rôles de chaque partie et ce que couvrent leurs responsabilités. Cela indiquera généralement que le PEO est l’employeur légal du personnel, qu’il emploie pour le compte du client.

Paie et impôts – Définir qui est responsable de quoi, tant en termes de contrôles de conformité que de gestion des tâches administratives mensuelles.

Clauses de résiliation – Quand et comment la relation pourrait prendre fin, et comment la transition serait gérée.

Avantages de l’emploi externalisé

Il existe de nombreux avantages à choisir une relation de travail externalisée, notamment :

Accès à l’expertise – Un partenariat avec un prestataire RH expérimenté ou une agence de recrutement vous donne immédiatement accès à des années de connaissances et d’expérience, particulièrement utile si vous êtes une petite entreprise qui vient de démarrer ou si vous vous développez dans un nouveau pays ou une nouvelle région.

Administrateur réduit – L’emploi externalisé vous permet d’externaliser ces tâches RH quotidiennes et mensuelles qui peuvent prendre beaucoup de temps. De la gestion des données des employés au calcul de la paie, l’emploi externalisé peut libérer des ressources.

Accompagnement RH – Les RH sont un domaine qui nécessite une vaste expérience et une compréhension de systèmes complexes, ce qui prend du temps à mettre en place pour une nouvelle entreprise. Investir dans une équipe RH complète n’est pas toujours possible, donc choisir la voie de l’emploi externalisé fournit ce soutien RH vital.

Économie de coûts – Libérer des ressources et permettre à votre équipe de se concentrer entièrement sur la fourniture de votre service particulier entraîne également une réduction des coûts. Le résultat net est important pour chaque entreprise, mais utiliser chaque centime judicieusement est toujours une préoccupation majeure pour les petites et moyennes entreprises.

Risque de non-conformité réduit – Les erreurs dans la paie ou le non-respect des réglementations locales en matière d’emploi peuvent rapidement entraîner des amendes et une perte de revenus en raison d’une atteinte à la réputation. L’avantage de bénéficier de services RH et autres services de support expérimentés et spécialisés est de réduire considérablement le risque d’erreurs de conformité.

Attirer plus de talents – Un partenariat avec une agence de ressources humaines ou de recrutement peut également conduire à de meilleurs résultats de recrutement, apportant ainsi des talents inestimables à votre organisation. Une équipe expérimentée sait comment trouver et attirer les meilleurs employés potentiels, vous laissant simplement choisir les meilleures personnes pour votre entreprise.

Risques liés à l’emploi externalisé

Comme pour toute chose, il existe également des risques associés à l’emploi externalisé. Ceux-ci peuvent inclure :

Exposition à la responsabilité – Les deux parties ont des responsabilités légales dans le cadre d’un contrat de travail externalisé, et les réglementations locales doivent être respectées. Faire des erreurs dans des domaines tels que les horaires de travail, les salaires et la sécurité au travail peut entraîner des responsabilités juridiques pour les deux parties.

Des responsabilités peu claires – Il est essentiel d’énoncer des responsabilités claires et définies lors de la conclusion d’un contrat de travail externalisé. Toute confusion ou incertitude peut conduire à des erreurs ou à des tâches manquées, avec des répercussions potentielles sur la satisfaction des employés.

Accès et contrôle des données – Remettre le contrôle de vos systèmes RH signifie également partager l’accès aux données des employés et à d’autres informations importantes. Assurez-vous que le partenaire que vous avez choisi dispose de systèmes et de processus rigoureux de protection des données, et évaluez la facilité d’accès aux informations sur les employés et à d’autres informations.

Accès RH– L’externalisation des RH pourrait potentiellement avoir pour impact de rendre l’accessibilité plus difficile pour vos employés, créant ainsi un obstacle en devant traiter avec une organisation externe en cas de problème. C’est pourquoi il est important de rechercher minutieusement des partenaires potentiels pour vous assurer que vous êtes sûr qu’ils peuvent fournir un service excellent et fiable.

Le travail externalisé est-il illégal ?

L’emploi externalisé est parfaitement légal, mais il s’accompagne d’un ensemble complexe d’obligations juridiques et de risques potentiels de non-respect. L’un des principaux risques est qu’une personne se retrouve employée par une entreprise, alors qu’elle avait l’intention de sous-traiter son emploi à un PEO.

Lois du travail et conformité

L’emploi externalisé peut impliquer de partager les responsabilités entre différentes entreprises, mais vous devrez peut-être néanmoins respecter certaines lois sur le travail et les droits des travailleurs. Assurez-vous de savoir qui gère les différents domaines de conformité, de la paie aux pratiques et contrats de recrutement.

L’avantage de l’emploi externalisé réside dans l’expérience et l’expertise que vous pouvez attendre de votre agence partenaire, en vous appuyant sur ses connaissances pour minimiser les risques de problèmes juridiques. Bien entendu, cela signifie choisir un partenaire de travail externalisé en qui vous pouvez avoir confiance.

Emploi externalisé et autres alternatives

Au Royaume-Uni, « emploi externalisé » et « emploi conjoint » sont des termes commerciaux plutôt que des catégories juridiques formellement définies. Dans certains modes de travail – notamment les modèles d’externalisation, de dotation en personnel ou de chaîne d’approvisionnement – ​​les cours et tribunaux peuvent décider que plusieurs organisations ont des responsabilités envers le même travailleur, en fonction du niveau de contrôle et de supervision impliqué.

Mais d’une manière générale, une personne n’aura qu’un seul employeur à la fois.

Pour les entreprises qui embauchent à l’international, une autre option consiste à faire appel à un employeur agréé (EOR). Un EOR agit en tant qu’employeur légal au nom d’une entreprise, assumant la responsabilité des contrats de travail, de la paie, des impôts et de la conformité locale dans le pays du travailleur. Cela diffère d’un accord PEO, dans lequel l’entreprise cliente reste généralement l’employeur légal.

Utiliser un employeur officiel ou une organisation d’employeurs professionnels

Exemples d’emplois externalisés et cas d’utilisation

Il existe plusieurs façons d’utiliser un contrat de travail externalisé par une entreprise. Jetons un coup d’œil à quelques exemples :

Embaucher des intérimaires – Une entreprise a besoin d’employés supplémentaires pour une durée limitée, elle fait donc appel à une agence de placement de personnel ou de travail temporaire. L’agence gère le recrutement des travailleurs, y compris la paie, les avantages sociaux et la conformité légale, en plus d’être l’employeur légal, tandis que l’entreprise cliente gère son travail quotidien.

PEO et une petite entreprise – Une petite entreprise nouvellement créée utilise un PEO pour prendre en charge son recrutement, sa gestion des ressources humaines et sa paie. Le PEO devient l’employeur à des fins de conformité légale et fiscale, tandis que la petite entreprise gère le travail et les activités quotidiens de ses employés.

Faire appel à des pigistes ou des entrepreneurs – De la même manière que pour l’embauche de travailleurs temporaires, si une entreprise fait régulièrement appel à des pigistes ou à des sous-traitants, elle peut faire appel à une agence de création pour les trouver et les embaucher. L’agence gérerait l’administration, y compris le paiement des pigistes conformément aux réglementations locales, tandis que l’entreprise cliente travaillerait directement avec eux selon les besoins.

Emploi externalisé : choses à faire et à ne pas faire

Commencez à naviguer dans l’emploi externalisé grâce à notre liste de choses à faire et à ne pas faire.

À faire

• Choisissez des partenaires dignes de confiance et réputés – Faites toujours vos recherches avant de choisir un partenaire d’emploi externalisé, en vous assurant que vous avez pleinement confiance en son expérience et son expertise.
• Familiarisez-vous avec la loi – C’est formidable de pouvoir compter sur l’expertise de votre partenaire de travail externalisé, mais il est important que vous vous familiarisiez avec les réglementations en vigueur afin de bien comprendre vos responsabilités – et celles de votre partenaire.
• Définir des responsabilités claires – La meilleure base pour une relation de travail externalisée réussie consiste à définir clairement les responsabilités et obligations de chaque partie. Cela doit être énoncé dès le départ dans une documentation appropriée et dans un accord écrit.
• Fournir une communication claire – Cela devrait inclure vos employés. Si vos ressources humaines sont externalisées, assurez-vous que votre personnel sait exactement comment accéder à de l’aide ou obtenir des réponses, et comment les choses fonctionneront avec la rémunération et les avantages sociaux. La confusion ou l’incertitude susciteront rapidement du ressentiment et éroderont la confiance.
• Mise à jour et révision – Les réglementations et les besoins des entreprises changent, alors assurez-vous de revoir régulièrement vos contrats de travail externalisés.

À ne pas faire

• S’appuyer sur des accords verbaux – Chaque partie de votre contrat de travail externalisé doit être écrite et clairement exposée. Les processus peuvent rapidement s’effondrer si les décisions sont prises sur la base d’assurances verbales rapides, alors assurez-vous que tout est documenté.
• Assumer la conformité – Les amendes et les risques juridiques peuvent coûter plus que de l’argent. Ne présumez pas simplement que votre partenaire de travail externalisé s’occupe de tout et que vous pouvez ignorer les risques. Connaissez vos responsabilités et assurez-vous que tout le monde respecte la conformité.
• Se contenter d’un langage vague – Des responsabilités floues peuvent souvent conduire à des conflits ou à des tâches manquées. Assurez-vous que chacun comprend parfaitement ses domaines de responsabilité dans le cadre du contrat de travail externalisé.
• Perdre le contrôle des coûts – Travailler avec un partenaire pour gérer les ressources humaines et d’autres tâches peut entraîner de nombreuses économies, mais ne présumez pas que c’est toujours le cas. Gardez le contrôle de votre budget et examinez les coûts pour vous assurer que vous en avez toujours pour votre argent à mesure que votre entreprise évolue.

Prêt à essayer l’emploi externalisé ?

Si vous pensez que l’emploi externalisé pourrait être la bonne direction pour la croissance de votre entreprise, assurez-vous de faire vos recherches et d’examiner minutieusement vos partenaires commerciaux potentiels. Faites une liste de contrôle à couvrir pour chaque candidat, comprenant des éléments tels que :

Spécialité – Fournit-ils principalement les services dont vous avez besoin, comme les RH ou le recrutement ?

Expérimenté – Sont-ils établis avec une liste de clients satisfaits en matière d’emploi externalisé ?

Conforme – Sont-ils à jour et bien informés sur les lois et réglementations du travail pertinentes ?

Bon rapport qualité/prix – Leurs coûts sont-ils clairement définis et représentent-ils un bon rapport qualité-prix ?

Demander conseil – Demandez conseil à d’autres entreprises ou à des experts sur ce qu’il faut rechercher auprès de partenaires d’emploi externalisés potentiels qui ont travaillé dans des relations fructueuses.

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