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Dans le paysage en constante évolution de la gestion de la paie, la mise en œuvre d’un nouveau système de paie est devenue monnaie courante – en particulier à mesure que de plus en plus de fournisseurs de logiciels émergent avec diverses fonctionnalités ciblant différents besoins.

Alors, comment implémentez-vous exactement un nouveau logiciel de paie? Notre guide sur la mise en œuvre du logiciel de paie a tout ce que vous devez savoir. Plongeons-nous.

Pourquoi avez-vous besoin de passer à un nouveau logiciel de paie?

Il existe plusieurs raisons qui pourraient vous conduire à envisager une nouvelle implémentation du logiciel de paie, notamment:

• Votre logiciel de paie est terriblement obsolète ou pire encore, vous utilisez toujours un stylo et du papier.Il s’agit d’un drapeau rouge majeur pour la non-conformité. Des erreurs simples peuvent rapidement devenir coûteuses lorsque la paie n’est pas exacte ou à jour.
• Votre logiciel actuel ne le coupe plus.Il est limité dans ses intégrations et a créé une déconnexion entre vos RH et les systèmes comptables, conduisant à plus de travail manuel et à un risque d’erreurs plus élevé.
• Vous utilisez plusieurs systèmes de paie et cela vous ralentit.La gestion de différentes plateformes crée de la confusion et des inefficacités dans vos équipes. La consolidation de votre pile logicielle vous aide à rationaliser les processus et à réduire la complexité.
• Votre logiciel actuel ne répond pas aux besoins de votre entreprise.Vous évoluez rapidement et votre solution de paie ne peut pas suivre. Qu’il s’agisse de fonctionnalités limitées ou de décalage du système, il gêne votre croissance.

Que vous soyez un gestionnaire de paie expérimenté ou un responsable RH qui est maintenant responsable de la paie pour votre entreprise, nous sommes là pour vous aider.

Ici, nous explorerons ce qui est impliqué dans la mise en œuvre d’un nouveau système de paie, ainsi que pour fournir des informations précieuses. Commençons.

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Le processus de mise en œuvre de la paie

Obtenir la bonne masse salariale n’est pas seulement une question de conformité. Il y a en fait une série de raisons pour lesquelles la mise en œuvre de votre nouveau système de paie se déroule bien. De la conformité à la simple garantie que les gens sont payés à temps.

Voici une répartition de la façon de gérer efficacement le processus à travers les trois phases principales de l’ensemble du processus de mise en œuvre: la pré-mise en œuvre, le processus de mise en œuvre réel et la post-mise en œuvre.

1. Pré-mise en œuvre

Avant de passer au processus de mise en œuvre, parlons de la phase de préparation. Il s’agit de quatre étapes principales: alignement, présélection, évaluations et sélection.

1. L’étape d’alignement:Cela fait essentiellement le roulement de la balle et est le point de départ le plus critique. Si vous souhaitez changer de logiciel de paie, vous devez vous assurer que tout le monde au niveau exécutif a un appétit pour le changement et est désireux de voir ce processus.
2. Ensuite, passez à la phase de présélection:Cela implique de faire des recherches approfondies sur les différentes options disponibles sur le marché et de rassembler les exigences non négociables dont votre entreprise a besoin. Sélectionnez une poignée de fournisseurs qui correspondent à vos besoins et à votre budget.
3. Vient ensuite les évaluations: Une fois que vous avez identifié les fournisseurs qui ressemblent à un match prometteur, construisez un tableau de bord afin que vous ayez un processus d’examen standardisé. Cela facilite le suivi des différentes fonctionnalités de chaque fournisseur, et vous aide également à obtenir une image plus claire du meilleur match de vos meilleurs choix.
4. Enfin et surtout, sélection:Une fois que vous avez décidé d’une certaine plate-forme, définissez des attentes sur vos incontournables de mise en œuvre (telles que les intégrations), commencez à négocier des contrats et préparez la documentation nécessaire nécessaire.

2. Processus de mise en œuvre

Lorsque vous déploiez un nouveau système de paie, il y a beaucoup à penser et beaucoup de pièces mobiles. Bien que votre fournisseur de logiciels offrira probablement un support, le processus lui-même se trouve avec votre entreprise. Vous êtes celui qui prend les décisions, faisant le travail de préparation et vous assurez-vous qu’il correspond à votre configuration.

La première étape est l’installation. La plupart des systèmes basés sur le cloud peuvent être allumés rapidement, vous aurez donc souvent accès immédiatement. Mais aller en direct ne consiste pas à vous connecter. Vous devrez configurer le système pour refléter le fonctionnement de votre entreprise. Cela signifie configurer des cycles de rémunération, des allocations, des politiques de congé et toutes les règles personnalisées. Certaines entreprises peuvent être opérationnelles rapidement. D’autres, en particulier ceux qui ont des exigences plus complexes, pourraient nécessiter une configuration plus profonde et des délais plus longs.

Une fois la configuration en cours, il est temps de déplacer vos données. Cela comprend les détails des employés, les antécédents de paie, les dossiers fiscaux et toutes les autres données critiques de paie. Ce n’est pas aussi simple que l’exportation et le téléchargement. Vous devrez vérifier que les données sont exactes et formatées correctement. Si votre système actuel est obsolète ou incohérent, attendez-vous à ce que cette partie prenne du temps.

Avec tout en place, les tests deviennent votre priorité. Vous devrez vérifier que les calculs fonctionnent comme prévu, des contributions fiscales et des pensions aux bonus et déductions. C’est là que de nombreux problèmes sont ramassés, alors ne le sautez pas. Même les petites erreurs peuvent causer de gros problèmes s’ils atteignent les glissements de rémunération de vos employés.

La formation de votre équipe est tout aussi importante. Quiconque utilisera le système, qu’il s’agisse du personnel de paie, des gestionnaires RH ou des pistes de financement, doit être à l’aise et confiant. Assurez-vous qu’ils ont eu l’occasion d’explorer la plate-forme, de poser des questions et d’exécuter des tâches typiques. Votre fournisseur aura probablement des guides et des vidéos pour soutenir cela, mais une véritable confiance vient de l’utilisation du système vous-même.

Avant de changer complètement, c’est une bonne idée d’exécuter un cycle de rémunération parallèle. Cela signifie traiter la paie dans le nouveau système tout en le faisant fonctionner via votre ancien. Il vous donne une chance de comparer les résultats, de repérer les écarts et de résoudre tout problème avant qu’ils affectent les paiements réels.

Une fois que vous êtes heureux que tout fonctionne correctement, vous pouvez passer à la masse salariale en direct. Même alors, il est normal d’avoir besoin de quelques semaines d’ajustement. Si quelque chose d’inattendu apparaît, votre fournisseur devrait être en mesure de vous soutenir. Mais plus votre configuration et vos tests sont approfondis, plus cette transition finale sera fluide.

3. Après la mise en œuvre

Une fois votre nouveau système de paie en direct, le vrai travail commence; Mettre votre équipe à l’aise et confiante en utilisant quotidiennement.

Dans les premières semaines après Go-Live, il est normal de rencontrer de petits problèmes de dentition. C’est pourquoi il est important de rester près du système pendant cette période. Vous pourriez toujours travailler avec votre fournisseur pour obtenir de l’aide, mais en tant qu’entreprise, vous surveillez comment le système fonctionne, vérifiez les écarts et vous assurez que rien n’est manqué dans les premières courses.

Alors que votre équipe commence à utiliser régulièrement la plate-forme, cela vaut également la peine de planifier à long terme. De nouvelles fonctionnalités et mises à jour sont publiées fréquemment, en particulier avec les plates-formes basées sur le cloud. Rester au-dessus de ces modifications vous aide à tirer le meilleur parti du logiciel.

Vous pouvez le faire de plusieurs manières:

• Abonnez-vous à des mises à jour de produit ou à des newsletters.
• Réservez en vérification régulière avec votre gestionnaire de compte.
• Profitez de la formation en cours ou des webinaires lorsqu’ils sont disponibles.

Garder les connaissances sur la paie à travers l’équipe aide vos processus et soutient la continuité des activités.

N’oubliez pas que le processus de mise en œuvre ne se termine pas le jour où vous êtes en ligne. Selon la taille et la complexité de votre entreprise, cela peut prendre un mois à quelques mois pour intégrer pleinement le nouveau système. L’allocation du temps pour chaque étape, tester soigneusement et investir dans la formation dès le début contribuent à une transition plus fluide et à moins de perturbations de vos opérations de paie.

Quatre défis communs de mise en œuvre de la paie et comment les surmonter

Même avec la meilleure planification, la mise en œuvre de la paie peut être livrée avec quelques bosses sur la route. Savoir où les problèmes surviennent généralement peuvent vous aider à rester en avance sur eux et à maintenir le bon fonctionnement de la transition.

1. Erreurs de données

L’un des problèmes les plus courants lors de la mise en œuvre de la paie est des données inexactes ou incomplètes. Si les enregistrements des employés, les codes fiscaux ou l’historique des salaires sont manquants ou incohérents, cela peut entraîner des erreurs et des retards de calcul.

Commencez par auditer vos données de paie existantes avant la migration. Nettoyez tout ce qui est obsolète, corrigez les erreurs et vérifiez les détails des employés. Plus vos données sont propres, moins vous passerez de temps à dépanner de l’autre côté.

2. Manque de formation interne

Un puissant système de paie n’est aussi efficace que les personnes qui l’utilisent. Si votre équipe ne comprend pas comment utiliser la nouvelle plate-forme, les erreurs sont susceptibles de se produire et la confiance dans le système peut baisser rapidement.

Construisez dans le temps pour une formation pratique au début du processus. Assurez-vous que les membres clés de l’équipe savent comment exécuter les cycles de rémunération, gérer les ajustements et les rapports d’accès. Appuyez sur les ressources de formation de votre fournisseur de logiciels, mais ne comptez pas sur eux seuls; L’utilisation pratique est essentielle.

3. Perturbation des cycles de paie

Si la mise en œuvre chevauche votre salaire habituel, il y a un risque de retards ou de paiements manqués. Pour les employés, même une glissière tardive peut avoir un impact sur la confiance.

Choisissez soigneusement votre rendez-vous. Évitez de changer de système juste avant une date limite de paie. Si possible, exécutez un cycle de rémunération parallèle à l’aide des deux systèmes pour une période complète afin que vous puissiez comparer les résultats et résoudre tous les problèmes avant de passer en direct.

4. Problèmes d’intégration

Si votre nouveau système de paie ne se synchronise pas correctement avec les RH ou les outils de comptabilité, vous pouvez vous retrouver duplication de travail ou gérer des données incompatibles sur les plates-formes.

Testez toutes les intégrations dans le cadre de votre processus de mise en œuvre. Assurez-vous que les données des employés, les soldes de congé et les dossiers financiers circulent correctement entre les systèmes. Impliquez votre RH et vos finances mènent tôt pour identifier les déconnexions potentielles.

La mise en œuvre de la paie n’a pas besoin d’être difficile, mais elle a besoin d’un plan clair et du bon objectif. En restant conscient de ces défis communs, votre entreprise peut contourner les revers inutiles et faire le changement en toute confiance.

Combien de temps dure la mise en œuvre du client / la mise en œuvre du logiciel de paie?

La durée de l’implémentation du logiciel de paie peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs. Cela comprend les numéros des employés, la base de rémunération des employés (par exemple, les employés salariaux contre horaires / feuilles de temps), les accords personnalisés individuels, les intégrations, le nombre de cycles parallèles requis et la préparation de l’entreprise pour entreprendre ce processus transformateur.

Dans l’ensemble, l’intégralité du processus de mise en œuvre du logiciel de paie peut aller de 30 jours à plus de 3 mois. Les petites entreprises de 1 à 100 employés (qui sont principalement des employés de personnel salarié et de feuille de temps qui ont un tarif forfaitaire) peuvent être en mesure de terminer leurs implémentations dans les 30 jours. Pour les grandes entreprises avec plus de 400 employés et des besoins complexes de personnalisation ainsi que des intégrations de temps et de fréquentation, vous pouvez envisager un calendrier de mise en œuvre de plus de 90 jours.

Il existe différentes étapes impliquées et il est important d’allouer suffisamment de temps pour chaque phase pour tester soigneusement le logiciel et fournir une formation adéquate pour assurer une transition en douceur et minimiser les perturbations des opérations de paie. Impliquer les principales parties prenantes et le maintien d’une communication efficace tout au long du processus de mise en œuvre contribuera à son succès.

Comment les peintures HMG ont réduit le temps de paie de 90%

Lorsque HMG Paints, une entreprise de fabrication familiale avec plus de 200 employés, a réalisé que leurs processus de paie les retenaient, ils savaient qu’il était temps de changer. Des calculs manuels, des feuilles de temps en papier et un système décousu mangeaient dans le temps des RH et augmentaient le risque d’erreurs.

En passant à la plate-forme tout-en-un de Employment Hero, ils ont transformé la façon dont la paie a été gérée dans toute l’entreprise. Ce qui a pris une fois Trois jours complets Prend maintenant Juste trois heuresrendre le temps de leur équipe pour se concentrer sur ce qui compte le plus.

«Employment Hero nous a permis de passer d’un processus de trois jours à un processus de trois heures. Cela remet en arrière un moment si inestimable.»
– Steven Hutton, directeur des opérations chez HMG Paints

Ce n’est pas seulement une question de vitesse. Avec des calculs automatisés, des outils RH intégrés et une meilleure visibilité sur le marché du travail, HMG Paints a acquis une solution de paie qui fonctionne en étape avec leur entreprise, et non contre elle.

Voir l’histoire complète: Comment les peintures HMG ont transformé la paie avec un héros d’emploi

Êtes-vous prêt à simplifier la paie avec un héros d’emploi?

La mise en œuvre d’un nouveau système de paie ne doit pas être écrasante. Avec les bons outils et un plan clair, vous pouvez rationaliser les processus, réduire l’administrateur et payer votre équipe en toute confiance à chaque fois.

Que vous cherchiez à automatiser la paie, restez conforme au HMRC ou que vous apportiez votre RH et votre paie dans une plate-forme puissante – nous pouvons vous aider.

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