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Lorsqu’un employé quitte votre entreprise, soit volontairement, soit par cessation d’emploi, la période de transition peut être difficile à traverser. En tant que propriétaire d’entreprise ou professionnel des ressources humaines, la protection de l’entreprise est un objectif clé, mais vous devez également gérer la sortie de manière professionnelle.

C’est là qu’interviennent les congés de jardinage.

Loin d’être un congé payé, le congé de jardinage ou « congé de préavis » comme on l’appelle aussi, permet de sauvegarder les informations sensibles de l’entreprise, de protéger les relations avec les clients et d’assurer une passation de relais en douceur lorsqu’un membre clé de l’équipe part.

Vous voulez en savoir plus ? Nous avons ce qu’il vous faut. Nous allons réduire le bruit et vous montrer comment vous pouvez utiliser les congés de jardinage pour protéger votre entreprise.

Qu’est-ce que le congé de jardin au Royaume-Uni ?

D’accord, commençons par les bases, en considérant ce qu’est le congé de jardin au Royaume-Uni ? Malgré ce que son nom l’indique, cela n’a rien à voir avec le jardinage. Il s’agit essentiellement du fait qu’un employé, après avoir démissionné ou été licencié, est invité à s’absenter du lieu de travail pendant sa période de préavis. Même si l’employé continue d’être payé pendant cette période, il n’est pas tenu de travailler. Il est également important de se rappeler qu’ils ne sont pas non plus autorisés à commencer un nouvel emploi.

Pensez-y comme à garder un joueur sur le banc. Ils font toujours partie de l’équipe (et sont payés comme ça), mais ils ne sont pas sur le terrain pour jouer… ou pour transmettre votre manuel de jeu à l’opposition.

Mais ce n’est pas pour tout le monde. Vous n’avez probablement pas besoin de mettre un assistant administratif junior en congé avec préavis. C’est un outil pour vos joueurs à enjeux élevés. Certaines situations dans lesquelles il pourrait être utile de l’utiliser incluent :

• Cadres supérieurs : Des leaders qui détiennent les clés de votre feuille de route stratégique et de vos données sensibles.
• Ventes et comptes : Personnes ayant un accès direct à vos listes de clients. S’ils partent chez un concurrent, vous souhaitez immédiatement leur couper l’accès à votre base de données pour protéger ces relations.
• Le « saut du compétiteur » : Tout poste où l’employé quitte pour rejoindre un rival direct. Le congé de préavis les maintient à l’écart du marché pendant toute la durée de leur préavis, ce qui signifie que leurs connaissances sont légèrement moins récentes au moment où ils commencent leur nouvel emploi.

Pourquoi les employeurs utilisent-ils le congé de jardinage ?

C’est une bonne question ; pourquoi continueriez-vous à payer quelqu’un pour ne fonctionne pas quand pouviez-vous encore utiliser leurs compétences ? La réponse simple est que cela protège votre entreprise.

Le congé pendant la période de préavis peut être utilisé comme moyen proactif de protéger votre entreprise pendant une transition sensible. Voici quelques raisons pour lesquelles de nombreux propriétaires d’entreprise et professionnels des ressources humaines choisissent de mettre leurs employés sortants en congé de jardin :

• Protège les informations sensibles :Les employés repartent souvent avec accès aux données financières, aux plans stratégiques, aux informations sur les clients et aux feuilles de route des produits. Le congé de préavis coupe immédiatement l’accès, évitant ainsi les fuites intentionnelles ou accidentelles qui pourraient profiter aux concurrents.
• Protège les relations clients et la propriété intellectuelle :La confiance des clients est l’un de vos atouts les plus précieux. Payer vos employés pour qu’ils ne travaillent pas pendant leur période de préavis crée une période de « réflexion » qui vous permet de transférer les relations en douceur et protège votre propriété intellectuelle en garantissant que l’employé qui part ne contribue pas à de nouveaux projets.
• Arrête un saut immédiat vers un concurrent :Un employé qui quitte l’entreprise et qui entre directement dans les bureaux d’un concurrent représente un risque majeur. Le congé de jardinage les maintient sous contrat pendant la période de préavis, ce qui rend leurs connaissances moins actuelles – et moins précieuses – au moment où ils commencent ailleurs.
• Maintient la stabilité du lieu de travail :Les départs peuvent provoquer des distractions, de la négativité, voire des tentatives de braconnage. Demander aux employés de ne pas travailler pendant leur période de préavis élimine les perturbations potentielles, permettant une transition propre et contrôlée et gardant l’équipe concentrée et le moral élevé.

Comment fonctionne le congé de jardin : le processus étape par étape

Vous avez donc décidé que le congé de jardinage était la bonne décision. Concrètement, comment y parvenez-vous ?

La bonne nouvelle est qu’une fois que les aspects juridiques sont en ordre, la mise en œuvre du congé avec délai de préavis devrait être un processus simple et professionnel. Pas de drame, juste une communication claire.

Voici un processus en cinq étapes pour vous aider, en tant que propriétaire d’entreprise ou professionnel des ressources humaines, à mettre en place une période de sortie conforme et en douceur.

1. Vérifiez le contrat : Avant de faire quoi que ce soit, récupérez le contrat de travail. Y a-t-il une clause de congé de jardinage ? Si oui, vous êtes en position de force. Dans le cas contraire, vous devrez peut-être négocier avec l’employé pour parvenir à un accord.
2. Tenir une réunion formelle : Une fois la fin d’emploi confirmée, organisez un rendez-vous privé. Expliquez votre décision de le mettre en congé avec préavis et référez-vous à la clause correspondante de son contrat.
3. Mettez-le par écrit : Faites suivre la réunion par une lettre officielle. Cette lettre doit clairement indiquer qu’ils sont en congé de jardinage, les dates de début et de fin ainsi que leurs obligations pendant cette période.
4. Accès coupé : Lors de leur dernier jour au bureau, révoquez professionnellement leur accès à tous les systèmes de l’entreprise, à leur courrier électronique et à leurs locaux physiques. Il s’agit d’une étape cruciale dans la protection de vos données.
5. Gérer le transfert : Assurez-vous d’avoir un plan pour transférer leurs responsabilités et leurs contacts clients. Ils doivent rester disponibles pour répondre aux questions afin de faciliter cette transition, comme stipulé dans le contrat.

Comment respecter les congés de jardinage

Vous souhaitez donc utiliser le congé de jardinage pour protéger votre entreprise. Un geste intelligent. Mais avant de renvoyer quelqu’un chez lui pour entretenir ses roses, vous devez vous assurer que vos bases juridiques sont solides comme le roc.

Il ne s’agit pas de cocher des cases ; il s’agit de s’assurer que vos plans les mieux conçus ne se retournent pas contre vous et ne vous mettent pas dans un désordre juridique. Voici ce que vous devez savoir pour rester du bon côté du droit du travail RH au Royaume-Uni.

La règle d’or : l’inscrire dans le contrat

Au Royaume-Uni, vous ne pouvez généralement pas obliger un employé à prendre un congé de jardinage à moins d’avoir une clause spécifique et bien écrite dans son contrat de travail.

Pourquoi? Parce que les employés ont implicitement le « droit au travail ». Le retirer, même en les payant, peut être considéré comme une rupture de contrat de votre part. Si vous rompez le contrat en premier, l’employé pourrait pouvoir réclamer un licenciement déguisé. Cela pourrait rendre toutes les autres clauses de protection sur lesquelles vous comptez, comme les accords de non-concurrence, totalement inapplicables.

Une solide clause de congé de jardinage vous donne le droit explicite de demander à un employé de rester à la maison pendant sa période de préavis tout en restant sur la liste de paie. C’est votre atout légal.

Le caractère raisonnable est votre meilleure défense

Mais avoir une clause n’est pas un chèque en blanc pour faire ce que vous voulez. Pour être exécutoires, les conditions du congé de jardinage doivent être raisonnables. Si vous êtes contesté devant un tribunal, un juge examinera si les restrictions que vous avez imposées sont véritablement nécessaires pour protéger vos intérêts commerciaux légitimes.

Deux domaines clés dans lesquels le caractère raisonnable est testé sont :

• Durée: La durée du congé de jardinage doit être adaptée au rôle de l’employé et au risque qu’il présente. Un délai de préavis de trois mois en congé de jardin pour un cadre supérieur ayant accès à votre stratégie quinquennale est probablement raisonnable. La même période pour un équipier junior ? Probablement pas. Une période trop longue peut être considérée comme une « restriction du commerce » injuste, rendant la clause invalide.
• Termes: Vous devez continuer à fournir à l’employé l’intégralité de son salaire et tous les avantages contractuels : cotisations de retraite, assurance maladie, indemnité de voiture, etc. Ne pas le faire constitue une rupture évidente de contrat de votre part, donnant à l’employé un laissez-passer gratuit pour se soustraire à ses obligations.

Pensez-y de cette façon : le congé de jardinage est un bouclier pour protéger votre entreprise, pas un bâton pour punir un employé qui part. Gardez-le juste, restez raisonnable et vous le garderez exécutoire.

Meilleures pratiques pour les employeurs

Il est clair que les congés de jardinage peuvent changer la donne lorsqu’il s’agit de protéger votre entreprise. Mais si vous voulez vous assurer que cela fonctionne pour vous, vous devez avoir un plan de match solide en place.

Dépassons donc la théorie et examinons les meilleures pratiques pour les entreprises qui souhaitent utiliser le congé pendant le délai de préavis.

Inclure des clauses de congé de jardinage dans les contrats de travail

Pour les entreprises, disposer d’un contrat de travail à toute épreuve est toujours important. Mais n’oubliez pas d’ajouter une clause de congé de jardinage. Celle-ci doit être claire, spécifique et prête à être utilisée lorsque vous en avez le plus besoin.

Nous n’aimons pas trop compliquer les choses chez Employment Hero, alors voici comment vous pouvez rédiger une clause dans votre contrat qui couvre votre entreprise.

• Soyez explicite : Ne soyez pas vague. La clause doit clairement énoncer votre droit de mettre un salarié en congé de préavis pour tout ou partie de son délai de préavis. Il doit préciser que vous pouvez leur demander de rester à l’écart du bureau, de n’avoir aucun contact avec des clients ou des collègues et de restituer tous les biens de l’entreprise.
• Restez raisonnable : Les tribunaux peuvent rejeter des clauses qu’ils considèrent comme une « restriction injuste du commerce ». Les restrictions doivent être nécessaires pour protéger les intérêts commerciaux légitimes. Un congé de jardinage de 12 mois pour un employé junior ne fonctionnera pas. Alignez la durée potentielle avec l’ancienneté de l’employé et l’accès aux informations sensibles.
• Couvrez toutes vos bases : N’oubliez pas de préciser que le salarié continuera de percevoir l’intégralité de son salaire et tous les avantages contractuels. Cela montre que vous respectez votre part du marché, ce qui est crucial pour que la clause soit applicable.

Gérer l’employé, pas seulement le processus

Ce n’est jamais facile quand quelqu’un quitte votre entreprise et les émotions sont parfois vives. Mais n’oubliez pas qu’il ne s’agit pas seulement d’un processus, personnes sont également impliqués. La bonne nouvelle est que la navigation est relativement simple : il ne suffit pas de gérer le processus, il faut gérer l’employé.

Voici comment procéder :

• Définissez des attentes claires par écrit : Une fois que vous avez pris votre décision, envoyez une lettre officielle. Réitérer leurs obligations : pas de prise de poste, pas de contact client et ils doivent rester disponibles pour les questions de passation de pouvoir. Ce procès-verbal est votre preuve d’une démarche professionnelle.
• Contrôler le transfert : L’employé détient des connaissances précieuses. Ne le laissez pas sortir. Profitez de cette période pour faciliter un transfert de responsabilité structuré. Planifiez des appels si nécessaire pour garantir que leurs responsabilités sont transférées en douceur à l’équipe. Vous les payez, il est donc juste d’attendre leur coopération.
• Gérer le récit : Contrôlez la façon dont la sortie est communiquée au reste de l’équipe. Vous pouvez simplement déclarer que l’employé quitte l’entreprise et qu’un plan de transition est en place. Cela évite les commérages et maintient l’équipe concentrée et motivée.

Prenez le contrôle de votre stratégie de sortie

Les congés de jardin ne sont pas seulement une politique RH poussiéreuse ou un obstacle juridique à franchir, c’est votre police d’assurance contre la perte de données, les clients débauchés et les sorties désordonnées. Lorsqu’il est utilisé correctement, il transforme une vulnérabilité potentielle en une période de transition contrôlée.

Nous savons que cela semble être un coût, payer quelqu’un pour qu’il ne fasse rien va à l’encontre de tous vos instincts. Mais comparez cela au coût d’un concurrent qui obtiendrait votre stratégie six mois plus tôt. C’est une évidence.

En mettant en œuvre un congé avec délai de préavis, vous ne protégez pas seulement vos résultats financiers ; vous établissez une norme de professionnalisme. Vous montrez à votre équipe que vous appréciez la stabilité et que vous prenez vos intérêts commerciaux au sérieux. Vous bénéficiez d’un transfert en douceur, d’un délai de réflexion et de la tranquillité d’esprit que procure le fait de savoir que votre propriété intellectuelle est en sécurité.

Vous voulez en savoir plus sur la manière dont vous pouvez garantir que votre entreprise dispose d’une solide stratégie de départ des employés ? Parlez à notre service de conseil en ressources humaines ou réservez une démo dès aujourd’hui.