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La possibilité d’embaucher des talents de n’importe où dans le monde peut donner à votre entreprise un avantage concurrentiel, mais cela implique également de s’adapter aux réglementations et lois fiscales locales. Comme pour tout employé, il est essentiel de vous assurer que vous payez vos employés internationaux avec précision et à temps à chaque cycle de paie.

Effectuer la paie au-delà des frontières peut sembler intimidant, mais notre guide pratique vous donnera toutes les bases pour que vous et votre équipe RH puissiez gérer avec succès vos obligations.

Choisissez votre modèle de recrutement pour les employés internationaux

Le meilleur point de départ est de déterminer comment vous allez embaucher et payer vos employés internationaux, en vous mettant en place pour une conformité rigoureuse et des systèmes efficaces.

Créer des entités juridiques locales

Si vous prévoyez d’embaucher 20 personnes ou plus à l’étranger, la création d’une succursale locale de votre entreprise peut être une stratégie utile à long terme. Une entité locale vous donne un contrôle total sur la gestion des contrats, la paie, le paiement des impôts locaux et bien plus encore. Cette option vous offre le plus grand niveau d’indépendance, même si sa configuration et son exécution nécessitent plus de temps et de ressources. La création d’une entité locale peut prendre plusieurs mois et peut coûter des milliers de dollars en coûts initiaux. Cela représente donc un investissement engagé et à long terme.

Utiliser un employeur officiel (EOR)

Le partenariat avec un employeur de référence (EOR) peut être une voie plus rapide et moins risquée vers un emploi à l’international. Il s’agit d’une entité tierce déjà établie sur votre territoire cible qui emploie légalement vos travailleurs en votre nom, dans le plein respect des lois du travail et des réglementations commerciales du pays. Cela signifie un recrutement, des contrats, une paie et une gestion des employés conformes sans avoir à créer et gérer votre propre entité locale, ce qui permet d’économiser de l’argent et des ressources. C’est une bonne option pour une expansion plus rapide et plus flexible sur de nouveaux territoires, vous permettant de tester le marché avant de vous engager pleinement.

Utiliser une organisation professionnelle d’employeurs (PEO)

Semblable à un EOR, une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) établit une relation de co-emploi avec une autre organisation, vous permettant d’externaliser l’administration des ressources humaines, des avantages sociaux et de la paie. Un PEO peut fournir une expertise locale et un soutien en matière de conformité en matière d’emploi dans le pays de votre choix, vous aidant ainsi à embaucher et à gérer le personnel plus efficacement.

Cependant, contrairement à un EOR, un modèle PEO traditionnel exige généralement que votre entreprise ait sa propre entité juridique dans le pays où vous employez du personnel, car les responsabilités professionnelles sont partagées entre votre entreprise et le PEO. Cela signifie que vous conservez certaines obligations et responsabilités légales en tant qu’employeur local. Apprenez-en davantage sur l’utilisation d’un EOR par rapport à un PEO.

Apprenez-en davantage sur l’utilisation d’un EOR par rapport à un PEO.

Embaucher des entrepreneurs internationaux

Embaucher des employés internationaux en tant qu’entrepreneurs indépendants peut sembler une idée attrayante, offrant un niveau de simplicité et de flexibilité, ainsi que des économies significatives. Cependant, il est important de s’assurer que vous respectez les règles. Parfois, des sous-traitants sont nécessaires pour des compétences ou des tâches spécifiques, mais les réglementations locales peuvent exiger que les postes soient considérés comme des employés à part entière. Le non-respect de ces réglementations peut vous valoir des amendes et autres pénalités, alors vérifiez les lois locales avant de vous lancer sur cette route.

Payez directement les employés distants

Dans certains cas, les entreprises peuvent payer leurs employés internationaux directement par virement bancaire ou via des plateformes de paiement mondiales. Cependant, cette approche est souvent plus complexe que le simple envoi de paiements à l’étranger. Les employeurs sont généralement responsables du respect des lois locales en matière de fiscalité, de paie et de travail, ce qui peut nécessiter l’inscription à la paie dans le pays de l’employé ou l’établissement d’une présence légale locale. Dans certaines juridictions, des modalités de paie pour les non-résidents peuvent être disponibles, mais les règles varient considérablement.

Vous devrez également gérer les retenues d’impôt sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale, les droits du travail, les taux de change et les frais, ainsi que les exigences locales en matière de fréquence de paie. Le non-respect de ces obligations peut créer des risques de non-conformité, notamment des obligations fiscales et d’éventuels problèmes d’établissement stable. Avant d’embaucher à l’international sans EOR ou entité locale, il est important de comprendre les exigences spécifiques de chaque pays où vous employez du personnel.

Enregistrez la paie et assurez le respect des lois du travail locales

L’une des premières choses que vous devrez faire est d’enregistrer la paie sur le territoire de votre choix, ce qui vous permettra de configurer les numéros d’identification fiscale des employés et de vous conformer aux réglementations et droits locaux des employés. Cela pourrait inclure les programmes de sécurité sociale, la fréquence des salaires, l’utilisation de la langue et d’autres aspects de l’administration des ressources humaines.

Comprendre les lois du travail locales

Il est essentiel de comprendre les lois et réglementations locales du travail : se tromper peut nuire à la fois à vos résultats financiers et à votre réputation, la dernière chose que vous souhaitez lorsque vous essayez d’attirer de nouveaux talents. Assurez-vous de couvrir tous les aspects, notamment :

• Règles sur le salaire minimum
• Avantages statutaires
• Droit aux congés
• Droit aux indemnités de maladie
• Exigences de résiliation et de préavis
• Cycles de paie

Sélectionnez des prestataires de paie internationaux et des modes de paiement

Il existe des considérations pratiques pour payer les employés internationaux, notamment les méthodes de paiement, la monnaie locale et la rapidité des opérations de paie. Il est généralement préférable d’utiliser une plateforme existante pour les paiements internationaux plutôt que de gérer vous-même toute la gestion de la paie. Vérifiez simplement comment les différents systèmes s’intègrent à vos systèmes existants de gestion des ressources humaines et des employés, ainsi que les pays couverts.

Comparez les prestataires de paie internationaux

Lorsque vous choisissez votre fournisseur de paie international, gardez ces facteurs à l’esprit lorsque vous comparez :

Couverture des services – Bien entendu, vous souhaitez que votre pays cible soit couvert, mais cela vaut également la peine de penser à l’avenir. Si un fournisseur ne couvre que quelques grands pays, vous êtes limité à ceux-ci si votre besoin de talents internationaux s’étend plus globalement.

Conformité – C’est essentiel, alors assurez-vous que tout fournisseur de paiement dispose de vérifications et de contrôles rigoureux pour garantir la conformité dans ses territoires couverts. Une expertise spécifique à chaque pays est essentielle pour éviter de vous voir infliger des amendes ou de nuire à votre réputation auprès des employés.

Rapports et données – Même si vous souhaitez un service fiable qui libère l’administrateur de votre équipe RH, vous avez également besoin de rapports fiables et facilement accessibles afin de pouvoir gérer efficacement votre entreprise. La sécurité des données doit également être rigoureuse à chaque étape.

Coût par employé – Comparez le coût de chaque fournisseur en fonction du nombre d’employés afin de pouvoir tenir compte de vos projets de croissance ainsi que de vos besoins actuels.

Choisissez les rails de paiement et les options de change

Payer des employés à l’étranger signifie généralement payer dans la devise locale, vous devrez donc gérer les taux de change et les frais. Il existe plusieurs options pour les rails de paiement, notamment :

Virements bancaires – Les rails de paiement locaux comme ACH aux États-Unis, SEPA en Europe ou Faster Payments au Royaume-Uni, les virements permettent des paiements simples de compte bancaire à compte bancaire en devise locale.

Paiements internationaux en temps réel – Les RTP permettent des paiements quasi instantanés à tout moment de la journée ou de la semaine, disponibles dans environ 70 pays à travers le monde.

RAPIDE – Paiements internationaux entre banques utilisant le réseau mondial SWIFT.

Portefeuille multi-devises – Cette solution numérique vous permet de stocker, envoyer et convertir plusieurs devises sans avoir besoin de plusieurs comptes bancaires.

Recherchez les options pour savoir laquelle fonctionnera le mieux pour votre entreprise, en examinant les différentes options de paiement afin de fournir un système de paiement rapide et fiable à vos employés.

Il est essentiel pour la fidélisation que vos travailleurs à l’étranger puissent être sûrs que vous les paierez avec précision et à temps, à chaque fois. Vous devez également trouver une approche équitable en matière de change afin que vos employés ne soient pas perdants à cause d’un taux défavorable.

Gérer les charges salariales et les taux de change

En parlant de taux de change, il s’agit d’un domaine clé à gérer pour plusieurs raisons. Payer des employés à l’échelle internationale signifie modéliser l’impact de l’évolution des taux de change. Le coût de la masse salariale peut changer de mois en mois en fonction des fluctuations des taux. Une politique de couverture est donc judicieuse pour anticiper ces changements. Les portefeuilles multi-devises peuvent également s’avérer utiles ici, vous permettant de gérer plusieurs devises à la fois.

Vos coûts salariaux différeront également selon les marchés, avec des coûts statutaires différents à gérer dans chaque territoire. Assurez-vous d’inclure ces coûts statutaires uniques ainsi que les coûts FX dans vos modèles.

Opérations et technologie de traitement de la paie

Vos responsabilités en matière de paie se traduisent par vos employés internationaux, avec les mêmes besoins de calculs précis et de paiements rapides et fiables. La meilleure façon d’y parvenir est d’automatiser et de centraliser votre paie dans un seul système, en gardant tout intégré aux données RH.

Cela vous permet d’établir des dossiers de conformité pour vos employés à l’étranger et de garantir que les échéanciers de paiement sont établis pour répondre aux lois locales et aux attentes des employés. Le logiciel de paie doit également vous permettre d’effectuer les contrôles finaux en un coup d’œil, en mettant en évidence toutes les erreurs ou divergences afin qu’elles puissent être détectées et rectifiées avant que des erreurs ne se produisent.

Gestion des sous-traitants internationaux et des employés distants

S’occuper de vos employés internationaux est vital, tout comme s’occuper de toutes les formalités administratives nécessaires pour les sous-traitants et les travailleurs. Donnez la priorité au respect de la conformité et des réglementations locales, y compris les contrôles du droit au travail et la vérification du statut fiscal.

Il est également important que les employés se sentent les bienvenus et fassent partie de votre organisation dès le départ, même s’ils travaillent à des milliers de kilomètres de votre siège social. Standardisez votre processus d’intégration avec une documentation comprenant des informations pratiques et une introduction appropriée à la culture de votre entreprise.

Protégez la propriété intellectuelle, les données et les contrats des talents internationaux

Les contrats de vos employés sont un facteur majeur de conformité, décrivant tout, des politiques de l’entreprise à la rémunération, garantissant que tout est conforme aux lois et réglementations locales. Ils sont également importants pour la protection de vos données et de votre propriété intellectuelle, car différents territoires peuvent traiter les droits de propriété intellectuelle différemment de votre pays d’origine.

Vos contrats doivent couvrir des clauses de confidentialité et de concurrence, des conditions de probation et de licenciement, ainsi que des politiques claires sur les heures de travail, les congés et les délais de préavis, conformément aux lois locales. Vous devez également fournir vos contrats dans la langue maternelle de votre nouvel employé – ce qui est souvent une obligation légale.

Tester, signaler et maintenir une conformité continue

La conformité n’est pas une tâche unique. Les lois changent régulièrement dans chaque pays, alors assurez-vous de ne jamais vous laisser distancer par vos politiques. L’examen continu de vos systèmes vous aidera à voir où des changements doivent être apportés, à la fois dans l’exécution des cycles de paie et dans la mise à jour des contrats et autres politiques.

Exécutez des cycles de test de paie lors de l’expansion de votre base d’employés dans de nouveaux comtés et auditez périodiquement vos paies dans chaque territoire. Les rapports de conformité doivent être une tâche mensuelle, garantissant que vous êtes au courant des réglementations locales et prêt à apporter des modifications si nécessaire.

Check-list rapide avant la première paie internationale

La planification est toujours la meilleure approche pour bien faire les choses, ainsi que pour associer vos processus à une technologie utile et fiable. Avant d’effectuer votre première paie internationale, assurez-vous d’avoir tout coché dans cette liste :

• Détails de l’employé – Coordonnées bancaires et identifiants fiscaux précis
• S’inscrire à la paie – Fournissez les numéros d’identification fiscale des employés aux autorités locales et assurez-vous que vous êtes prêt à gérer les déductions fiscales sur votre paie.
• Établir les moyens de paiement – Assurez-vous que vous êtes prêt à utiliser les devises appropriées et que les modes de paiement que vous avez choisis sont opérationnels pour chaque employé.
• Mettre en place des partenaires technologiques – Configurez et intégrez vos systèmes de paie et de ressources humaines, en vous assurant que tout fonctionne correctement.
• Tester le système – Effectuez un test de votre paie et confirmez la réception du paiement avant votre premier cycle réel.

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